Порядок электронного обмена документами в рамках общего делопроизводства между Евразийским патентным ведомством и национальными патентными ведомствами государств-участников Евразийской патентной конвенции

УТВЕРЖДЕН
на сорок втором
(тринадцатом внеочередном) заседании
Административного совета
Евразийской патентной организации
18 мая 2023 г.*

___________________________________

* − введен в действие с 1 июня 2023 г.

ГЛАВА I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящий Порядок устанавливает процедуру электронного обмена документами в рамках общего делопроизводства между Евразийским патентным ведомством и национальными патентными ведомствами государств-участников Евразийской патентной конвенции и не распространяется на осуществляемый между ними электронный обмен документами по заявкам на выдачу евразийских патентов и евразийским патентам.

2. Для целей настоящего Порядка нижеследующие понятия далее по тексту означают:

сторона – Евразийское ведомство, с одной стороны, или каждое отдельно взятое национальное ведомство, с другой стороны;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме и удостоверена посредством электронной подписи;

электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) оригинала документа на бумажном носителе, в электронной форме, заверенный электронной подписью;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая используется для подтверждения авторства и достоверности электронного документа или электронной копии документа и неизменности их содержания;

электронный обмен документами – обмен электронными документами или электронными копиями документов;

система электронного документооборота – система электронного обмена документами, используемая Евразийским ведомством.

3. Электронный обмен документами между Евразийским ведомством и национальными ведомствами осуществляется посредством системы электронного документооборота с прекращением направления экземпляров таких документов на бумажных носителях.

Любое национальное ведомство вправе отказаться от электронного обмена документами, осуществляемого в соответствии с настоящим Порядком, направив соответствующее уведомление в Евразийское ведомство.

4. Электронные документы, передаваемые сторонами посредством системы электронного документооборота в соответствии с настоящим Порядком, признаются подлинными, а электронные копии документов – эквивалентными соответствующим оригиналам документов на бумажных носителях.

ГЛАВА II

УСЛОВИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ОБМЕНА ДОКУМЕНТАМИ

5. В целях организации электронного обмена документами Евразийское ведомство:

обеспечивает функционирование соответствующей системы электронного документооборота и своевременно информирует национальные ведомства о ее системных и технических характеристиках, а также о вносимых в нее изменениях;

предоставляет национальным ведомствам доступ к системе электронного документооборота через веб-интерфейс;

оказывает национальным ведомствам методологическую и техническую поддержку, необходимую для эффективного использования ими системы электронного документооборота;

в случае перехода на иную систему электронного документооборота информирует национальные ведомства о таком переходе и проводит мероприятия, направленные на обеспечение дальнейшего электронного обмена документами между Евразийским ведомством и национальными ведомствами.

6. В целях организации электронного обмена документами национальные ведомства своевременно информируют Евразийское ведомство о должностных лицах, уполномоченных ими осуществлять взаимодействие с Евразийским ведомством посредством системы электронного документооборота, в том числе использовать электронные подписи, которыми удостоверяются электронные документы и электронные копии документов, направляемые в Евразийское ведомство посредством системы электронного документооборота.

7. В целях обеспечения электронного обмена документами стороны должны соблюдать следующие условия:

содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к системе электронного документооборота;

принимать необходимые и достаточные меры для предотвращения несанкционированного доступа к системе электронного документооборота и средствам криптографической защиты информации;

незамедлительно сообщать друг другу обо всех попытках несанкционированного доступа к системе электронного документооборота и средствам криптографической защиты информации;

незамедлительно информировать друг друга о невозможности электронного обмена документами, в том числе в случае технического сбоя внутренних систем сторон, с использованием иных средств телекоммуникационной связи;

в случае невозможности электронного обмена документами приложить все усилия к устранению ее причин и после их устранения уведомить другую сторону о возобновлении электронного обмена документами.

8. Помимо мер, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к системе электронного документооборота, предусмотренных пунктом 7 настоящего Порядка, стороны принимают и иные необходимые и достаточные меры для сохранения в тайне сведений, передаваемых посредством системы электронного документооборота, в отношении которых национальным или региональным правом установлен режим конфиденциальности.

ГЛАВА III

ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ДОКУМЕНТАМИ

9. Электронный обмен документами между сторонами осуществляется посредством защищенного канала с использованием системы электронного документооборота.

10. Формирование электронных документов или электронных копий документов осуществляется каждой стороной самостоятельно с использованием собственных информационных систем и в соответствии с принятыми у стороны правилами делопроизводства.

В случае если в целях электронного обмена документами одна из сторон осуществляет перевод документов, подготовленных изначально на бумажном носителе, в электронную форму, она гарантирует идентичность электронной копии документа ее оригиналу на бумажном носителе.

ГЛАВА IV

ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

11. В ходе электронного обмена документами используются простые электронные подписи в виде логина и пароля, применяемые для аутентификации в системе электронного документооборота.

Конвенция – Евразийская патентная конвенция, подписанная 9 сентября 1994 г. в г. Москве;