Автоматизация региональной патентной организации имеет свои особенности. С одной стороны, процессы, подлежащие автоматизации, достаточно регулярны (все этапы прохождения евразийской заявки), что облегчает процесс их формализации, с другой стороны, возникающие большие потоки информации предъявляют повышенные требования к структуре и оборудованию. Они являются следствием интенсивного обращения специалистов ведомства к внутренним и внешним мировым патентным и непатентным фондам. Содержание патентной документации практически не меняется со временем и этот факт заметно облегчает создание патентного фонда и его поддержание, но существенным усложнением является требование полноты и ответственности патентного поиска. С одной стороны, существует множество стандартов и рекомендаций (МОС, ВОИС и т.д.). С другой стороны, иногда некоторые из них не могут быть соблюдены при внедрении новых технологий.

Еще одной особенностью автоматизации в региональном патентном ведомстве является взаимодействие с национальными патентными ведомствами государств, имеющих различные законодательства в области охраны промышленной собственности, и необходимость оказания им помощи.

Главными задачами деятельности ЕАПВ, определяемой рядом нормативно-правовых документов, является экспертиза заявок, публикация, патентный поиск, выдача евразийских патентов, контроль за поддержанием их в силе.

Для обеспечения указанной деятельности в ЕАПВ созданы соответствующие подразделения.

Целью автоматизации ЕАПВ является обеспечение качественной обработки заявок на всех стадиях их прохождения с использованием современных информационных технологий при минимальных затратах. Для успешного выполнения этой нелинейной многопараметрической и многокритериальной задачи необходимо учитывать:

• динамику роста числа подаваемых заявок и связанное с ней развитие ведомства;
• динамику развития технических и программных средств вычислительной техники;
• существующие стандарты и рекомендации;
• опыт автоматизации наиболее развитых патентных ведомств;
• обеспечение безопасности информации;
• необходимость обучения персонала;
• сохранение инвестиций.

Можно выделить три основных принципа автоматизации ЕАПВ с учетом дальнейшей перспективы.

Во-первых, ориентирование на внедрение безбумажной технологии.

Руководство ЕАПВ с первых дней работы уделяет пристальное внимание вопросам компьютеризации и достаточно много сделало на сегодняшний день в соответствии с этим принципом. Освоена технология сканирования, оцифровки и редактирования полных описаний изобретений к евразийским заявкам и патентам. Это позволило ЕАПВ осуществлять самостоятельную подготовку официальных материалов к публикации, формировать базу евразийских заявок и патентов, проводить подготовку к публикации официальных изданий на CD-ROM.

Во-вторых, достижение статуса международного поискового органа, поскольку в Евразийской патентной конвенции за ЕАПВ закреплено такое право.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к международным поисковым органам (правила 36 и 34 РСТ), в ЕАПВ осуществляется формирование патентного фонда на CD-ROM.

В результате переписки со следующими патентными ведомствами в патентный фонд ЕАПВ получены следующие фонды на CD-ROM с соответствующим программным обеспечением

ВОИС — с 1990 года,

ЕПВ — с 1978 года,

США — с 1994 года,

Германии — со второй половины 1978 года,

Великобритании — с 1979 года,

Японии — с 1976 года,

Австрии — с 1990 года,

России — с 1994 года,

Франции — с 1978 года.

Имеются диски серий GLOBALPAT c 1971 года, INSPEC c 1988 года.

В 1999 году разработана и внедрена поисковая система, позволяющая унифицировать доступ к ним.

В третьих, развитие ЕАПВ вместе с национальными ведомствами государств-участников Евразийской патентной конвенции.

ЕАПВ намерено участвовать во всех региональных мероприятиях и проектах, в частности в выпуске регионального CD-ROM. В настоящее время внедряется проект создания WEB-сервера ЕАПВ, где предполагается оформить WEB-страницы национальных патентных ведомств. Кроме того, будет организован доступ через Internet национальных патентных ведомств к мировым патентным фондам.

Исходя из характера деятельности ЕАПВ и изложенных принципов, сформулированы следующие направления автоматизации:

1. Автоматизация делопроизводства.
2. Электронная подача евразийских заявок и контроль за их прохождением на всех стадиях рассмотрения вплоть до поддержания евразийского патента в силе.
3. Издательская деятельность, включая издание официальных материалов на CD-ROM и в сети INTERNET.
4. Создание базы данных, включающей патентную и непатентную информацию, доступную в режиме ON LINE.
5. Организация доступа экспертов к мировым патентным ресурсам через Internet- и ISDN-каналы.

Эти направления определяют следующие проекты и этапы работ:

• Оснащение специалистов ЕАПВ элементарными средствами оргтехники, такими как компьютеры с текстовым редактором и иными программными продуктами, обеспечивающими подготовку текстовых, табличных и других материалов (по данным на декабрь 1999 года в ведомстве используется 65 персональных компьютеров и 3 сервера); система бухгалтерского учета «Парус», внедренная в январе 1996 года; множительная техника (приобретены копировальные аппараты, среди которых два мощных).
• Приобретение дисков CD-ROM ВОИС, ЕПВ, Германии, Японии и других стран, входящих в минимум PCT. Практически вся патентная документация, выпущенная в мире на CD-ROM, приобретена, в основном, по обмену и составляет 5700 дисков.
• Организация доступа в сеть Internet для использования патентных баз данных. Организация E-mail.

Доступ к INTERNET по коммутируемому каналу был организован в августе 1997 года.

• Внедрение стандартов ВОИС, касающихся публикаций. За три года в ведомстве внедрено 26 стандартов ВОИС, на очереди внедрение стандартов, касающихся электронной подачи заявок и выпуска CD-ROM.
• Выпуск официальных изданий собственными силами.С начала 1998 года ЕАПВ осуществляет подготовку к публикации всех материалов своими силами, а с марта 1999 года — выпуск CD-ROM с полными описаниями к патентам.
• Формирование с 1998 г. собственных баз данных в оцифрованном виде.
• Организация доступа к патентным фондам ЕПО (EPOQUE-I, EPOQUE-II) для целей экспертизы. С июля 1998 года осуществлен доступ по ISDN-каналам к этим системам. EPO оказало и оказывает большую помощь в этом вопросе.
• Организация доступа по выделенной линии в Internet для целей экспертизы.

В январе 1999 организована выделенная линия с пропускной способностью 128 Кбит/с. Каждый специалист имеет практически неограниченный доступ к Internet.

Выпуск CD-ROM с бюллетенями ЕАПВ «Изобретения (евразийские заявки и патенты)» за 1996 — 1997 годы. Выпущен ретроспективный CD-ROM с патентами ЕАПО.

• Участие в проекте выпуска регионального CD-ROM. Освоение продукта Mimosa: предполагается регулярный выпуск со второго полугодия 2000 года.
• Освоение выпуска официальных изданий на CD-ROM. С марта 1999 года осуществляется выпуск CD-ROM c полными описаниями к евразийским заявкам и патентам.
• Внедрение и эксплуатация автоматизированной информационной системы на основе локальной сети. С помощью ЕПО внедрена система COMMON SOFTWARE. В основе системы построена локальная сеть с пропускной способностью от 10 Мб/с до 100 Мб/с.
• Создание WEB-страницы с рекламной и справочной информацией. WEB-страница ЕАПО с адресом www.eapo.org существует с ноября 1998 года.
• Освоение технологии ввода поступающих на бумажном носителе материалов. Ввод всех ранее поступивших патентных и непатентных материалов.

Создан отдел информационного обеспечения, в функции которого входит эта задача. В настоящее время организована внутренняя WEB-страница.

• Создание WEB-сервера с патентной информацией ЕАПВ. Планируется создать его в начале 2001 года. На сегодняшний день создается патентная база на внутреннем сервере.
• Работа, связанная с приобретением и освоением патентных фондов стран, входящих в минимум PCT.

Как ранее отмечалось, работа начата. Ряд ведомств любезно предоставили свои фонды (ЕПО, Австрия, Япония, Германия, США).

• Освоение технологии проведения телеконференций с патентными ведомствами государств-членов Евразийской патентной конвенции.

Первым шагом будет организация доступа к INTERNET из всех национальных ведомств и создание их WEB-страниц.

• Организация массовой памяти для многопользовательского доступа к необходимой для экспертизы патентной документации. Предполагается начать предпроектные работы в 2001 году.
• Участие в проекте создания глобальной сети ВОИС.

Планируется сделать ЕАПО одним из узлов этой сети на основе электронной библиотеки патентной документации.

• Освоение программного продукта EASY. Прием евразийских заявок по каналам связи. Некоторые особенности Евразийского патентного законодательства несколько усложняют внедрение этой системы, но начало работ намечено на второе полугодие 2000 года.
• Освоение в пределах административной информационной системы безбумажной системы прохождения входящей и исходящей документации. С внедрением системы COMMON SOFTWARE сделан первый шаг. В настоящее время прорабатываются юридические и технические вопросы.

По всем вышеперечисленным задачам работы начаты. Некоторые из них завершены, но будут развиваться. По другим сделаны первые шаги, но достаточно хорошо просматривается перспектива. Три информационных отдела, в которых работает 18 квалифицированных специалистов, являются залогом успешного развития этой области. Кроме того, время создания Евразийской патентной организации и ее ведомства совпало с решением ряда технологических, программно-технических и методологических проблем на мировом уровне, что в сочетании с тенденцией изменения цен на средства вычислительной техники и средств связи сделало доступным внедрение большинства проектов.