Важным аспектом деятельности ЕАПВ является формирование патентного информационного фонда, который включает патентную документацию, патентно-ассоциированную, непатентную, патентно-правовую, нормативно-методическую и справочную литературу, поступающую в ведомство на машиночитаемых и бумажных носителях. Комплектование фонда осуществляется на основе изучения и анализа информационных потребностей экспертов и специалистов ведомства, организации подписки на периодические издания, обмена патентной документацией, формируемой на дисках CD-ROM, разработки экономически обоснованной стратегии и тактики взаимодополняющего поиска требуемой информации на дисках CD-ROM и в удаленных базах данных в режиме прямого доступа.
Для удовлетворения возрастающих запросов экспертов и специалистов ЕАПВ в патентной и непатентной информации и документации с 1998 г. Отделом информационного обеспечения проводятся работы по созданию патентной информационной системы. Целями создания данной системы являются повышение производительности труда экспертов и специалистов ведомства, сокращение сроков и затрат на проведение многоаспектных информационных поисков, обеспечение комплексного библиотечного и патентно-информационного обслуживания пользователей, а также публикация нормативно-правовой информации ЕАПВ на Web-сервере и дисках CD-ROM.
Машиночитаемый патентный информационный фонд формируется путем создания и сопровождения специальным образом организованных поисковых баз данных (БД), избирательного перевода документов на машиночитаемые носители путем их сканирования и оцифровки и формирования БД полных описаний, организации хранения БД на внутриведомственном сервере и обеспечения многопользовательского доступа к ним. В состав поисковых БД включаются библиографические, а также реферативно-библиографические БД патентной и непатентной документации, хранимой на CD-ROM, реферативно-библиографическая БД евразийских заявок и патентов, библиографическая БД законодательной, нормативно-правовой и справочной информации, а также изданий, получаемых по подписке. Базы данных полных описаний представлены патентной и непатентной документацией на CD-ROM, полными описаниями евразийских заявок и патентов, полнотекстовыми БД патентно-правовой, методической и справочной информации.
Разработаны информационные технологии и инструментальные средства обработки и конвертации информации с дисков CD-ROM, формирования и загрузки поисковых БД, подготовки и размещения БД полных описаний. Интеграция патентных информационных ресурсов осуществляется на основе INTRANET-технологий и выделенного внутриведомственного Web-сервера. Доступ к базам данных может осуществляться в двух режимах: клиент-серверном и файл-серверном. Для просмотра полных описаний патентной и непатентной документации разработан соответствующий патентный броузер.
Информационно-поисковая система по патентному информационному фонду обеспечивает проведение многоаспектных поисков по именным, тематическим и нумерационным признакам, формирование результатов поиска в виде списков найденных документов, просмотр библиографической и реферативно-библиографической информации по каждому документу, формирование подборок документов для дальнейшей работы, доступ к программным средствам просмотра полных описаний (броузеру).
В патентной информационной системе поддерживается каталог внешних удаленных БД патентной и непатентной документации, доступных по сети INTERNET, систематизированный по видам источников информации (международные центры патентной и непатентной документации, национальные патентные ведомства и др.) и условиям доступа к ним. В случае отсутствия требуемой информации в патентном информационном фонде ЕАПВ, она может быть запрошена во внешних БД, на которые установлены ссылки с домашней страницы системы. Домашняя страница внутриведомственного Web-сервера ЕАПВ содержит также раздел объявлений, в котором публикуются сведения о новых поступлениях в Ведомство, различного рода извещения и справочная информация.
Патентная информационная система ЕАПВ функционирует в среде операционной системы Windows NT. Внутриведомственный Web-сервер реализован на базе Internet Information Server (IIS). Программное обеспечение разработано на языке C++. Управление Web-сервером осуществляется с использованием инструментальных средств FrontPage. Машиночитаемый информационный фонд ЕАПВ постоянно пополняется и в настоящее время содержит свыше 3 млн. патентных документов стран Европы (Германии, Великобритании, Австрии и др.), ВОИС, ЕПВ, России, ЕАПВ, Японии, США; свыше 117 тыс. ссылок на патентно-ассоциированную литературу; свыше 80 законодательных, нормативно-правовых и справочных документов; свыше 1500 единиц изданий, получаемых по подписке и свыше 5500 дисков CD-ROM с полными описаниями. Организован регулярный выпуск законодательной, нормативно-правовой и справочной информации ЕАПВ на дисках CD-ROM.
