Порядок электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам (система ЕАПВ-ОНЛАЙН)

  УТВЕРЖДЕН
приказом Евразийского
патентного ведомства
от 26 января 2012г. №2, с изменениями и дополнениями, утвержденными приказом ЕАПВ от 27 декабря 2013 г. №60, приказом ЕАПВ от 16 декабря 2015 г. № 61.

1. Общие положения

Настоящий порядок электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам (далее – Порядок) регулирует правоотношения, возникающие в связи с применением положений Патентной инструкции к Евразийской патентной конвенции (далее - Патентная инструкция), Правил составления, подачи и рассмотрения евразийских заявок в Евразийском патентном ведомстве (далее – Правила) и других нормативных правовых актов ЕАПО при подаче и обмене документами евразийских заявок и евразийских патентов в электронной форме посредством системы электронного обмена ЕАПВ-ОНЛАЙН.

Система электронного обмена ЕАПВ-ОНЛАЙН (далее - ЕАПВ-ОНЛАЙН) - информационная система Евразийского патентного ведомства (далее - ЕАПВ), позволяющая отравлять в ЕАПВ документы евразийских заявок и евразийских патентов в электронной форме, получать от ЕАПВ подтверждения о получении документов, просматривать документы, содержащиеся в электронных досье евразийских заявок и евразийских патентов, в том числе электронные копии уведомлений и решений ЕАПВ по евразийским заявкам и евразийским патентам, а также получать уведомления и решения ЕАПВ в электронной форме.

ЕАПВ-ОНЛАЙН размещена в сети Интернет по адресу http://portal.eapo.org.

Технические требования, предъявляемые электронному обмену документами посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, в том числе порядок получения сертификатов ключей проверки электронной подписи, допустимые форматы файлов, устанавливаются Техническим регламентом эксплуатации системы электронного обмена ЕАПВ-ОНЛАЙН (далее–Технический регламент).

2. Доступ к ЕАПВ-ОНЛАЙН

2.1. Доступ к ЕАПВ-ОНЛАЙН предоставляется только зарегистрированным пользователям данной системы (далее - пользователи). Пользователями могут быть физические и юридические лица из государств-участников Евразийской патентной конвенции.

2.2. Порядок регистрации пользователей, текст Соглашения об использовании ЕАПВ-ОНЛАЙН, способы принятия такого Соглашения, а также иные вопросы организации авторизированного доступа к ЕАПВ-ОНЛАЙН определяются Техническим регламентом.

2.3. Доступ к ЕАПВ-ОНЛАЙН осуществляется на безвозмездной основе.

2.4. ЕАПВ-ОНЛАЙН эксплуатируется в круглосуточном режиме, включая выходные и праздничные дни.

2.5. Для целей исчисления даты и времени получения документов, переданных посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН применяется московское время.

2.6. Если доступ к ЕАПВ-ОНЛАЙН ограничен в силу обстоятельств, возникших на стороне ЕАПВ (например, регламентные работы, технические сбой, отключение электропитания и другие подобные обстоятельства), ЕАПВ размещает на своих официальных интернет-ресурсах уведомление о недоступности ЕАПВ-ОНЛАЙН с указанием, если это возможно, даты возобновления доступа к ЕАПВ-ОНЛАЙН.

2.7. Если последний день срока представления документа евразийской заявки или евразийского патента приходится на день, когда ЕАПВ-ОНЛАЙН согласно официальному уведомлению ЕАПВ не была доступна, то этот срок продлевается до первого дня, следующего за окончанием таких обстоятельств, как это предусмотрено абзацем пятым правила 38 (2) Патентной инструкции.

3. Направление в ЕАПВ документов евразийских заявок и евразийских патентов

3.1. Посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН в ЕАПВ могут быть направлены в электронной форме любые документы евразийских заявок или евразийских патентов, предусмотренные Патентной инструкцией и Правилами, за исключением документов, указанных в пункте 3.3. настоящего Порядка. Особенности подготовки отдельных электронных документов, направляемых в ЕАПВ посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, приведены в пунктах 3.4.-3.7. настоящего Порядка.

3.2 Документы, оригиналы которых изначально существуют на бумаге (например, платежные поручения, квитанции, передаточные акты), передаются посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН в виде факсимильной копии этого документа, за исключением документов, указанных в пункте 3.3. настоящего Порядка.

3.3. Не допускается передача посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН следующих документов:

В случае направления какого-либо из вышеназванных документов посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН такой документ считается неподанным и не принимается во внимание.

3.4. При подаче евразийской заявки посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН заявление о выдаче евразийского патента, предусмотренное правилом 22 Патентной инструкции, подготавливается с использованием программных средств ЕАПВ-ОНЛАЙН. Заявление должно содержать все необходимые сведения, предусмотренные Патентной инструкцией и Правилами. Подготовленное заявление может быть распечатано, преобразовано в документ в формате PDF и как документ храниться в деле евразийской заявки. Порядок заполнения заявления с использованием ЕАПВ-ОНЛАЙН, форма его представления в распечатанном виде и формате PDF определяются Техническим регламентом.

3.5. При направлении в ЕАПВ документов международной заявки посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН в целях перевода такой заявки на региональную стадию рассмотрения в ЕАПВ форма Перевод международной заявки на региональную стадию рассмотрения в ЕАПВ (далее – форма Перевод международной заявки), предусмотренная пунктом 8.3.3. Правил, подготавливается с использованием программных средств ЕАПВ-ОНЛАЙН. Форма Перевод международной заявки должна содержать все необходимые сведения, предусмотренные Правилами. Подготовленная форма Перевод международной заявки может быть распечатана, преобразована в документ в формате PDF и как документ храниться в деле евразийской заявки. Порядок заполнения формы Перевод международной заявки с использованием ЕАПВ-ОНЛАЙН, форма ее представления в распечатанном виде и формате PDF определяются Техническим регламентом.

3.6. С использованием программных средств ЕАПВ-ОНЛАЙН могут подготавливаться письма, заявления, ходатайства по различным вопросам делопроизводства по евразийской заявке и евразийскому патенту, например заявление о поддержании евразийского патента в силе. Полный перечень писем, заявлений и ходатайств, которые могут подготавливаться с использованием программных средств ЕАПВ-ОНЛАЙН, порядок их заполнения, формы их представления в распечатанном виде и формате PDF определяются Техническим регламентом.

3.7. Представление бумажных копий или оригиналов документов, переданных в ЕАПВ посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, кроме случаев, предусмотренных пунктом 3.3. настоящего Порядка, не требуется.

При необходимости ЕАПВ вправе запросить представление оригинала документа, факсимильная копия которого представлена посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН.

4. Электронное уведомление от ЕАПВ о получении документов

4.1. После получения ЕАПВ документов, переданных посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, данной системой формируется электронное Подтверждение получения документа (далее - Подтверждение).

4.2. Подтверждение содержит следующие сведения:

При подаче новой евразийской заявки ей автоматически присваивается регистрационный номер евразийской заявки, который указывается в Подтверждении.

4.3. Наличие Подтверждения означает факт успешного получения ЕАПВ файлов документов, отправленных посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН. При этом Подтверждение не заменяет первичных уведомлений ЕАПВ и содержащихся в них сведений, направляемых заявителю после получения евразийской заявки, в частности Уведомления ЕАПВ об установлении даты подачи евразийской заявки, Уведомления ЕАПВ о получении материалов международной заявки.

4.4. Наличие Подтверждения в отношении документов, указанных в пункте 3.3. настоящего Порядка, отправка которых посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН не допускается, не принимается в качестве доказательства надлежащего представления таких документов в ЕАПВ.

5. Технические требования к файлам документов

5.1. Технические требования к файлам, передаваемым посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, в том числе допустимые форматы файлов, допустимый размер одного файла и одного сообщения, максимальное количество файлов в одном сообщении, определяются Техническим регламентом.

5.2. Ответственность за соблюдение технических требований к файлам, предаваемым в ЕАПВ посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, несет заявитель.

5.3. Если переданные посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН файл или сообщение не отвечают установленным техническим требованиям, вследствие чего у ЕАПВ нет технической возможности обработать содержащуюся в нем информацию, документы, переданные таким файлом или сообщением, не принимаются во внимание, о чем заявитель уведомляется.

6. Безопасность передачи документов и электронная подпись

6.1. Безопасность передачи документов посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН обеспечивается использованием логина и пароля для входа в «Личный кабинет», а также применением электронной подписи.

6.2. При отправке документов через ЕАПВ-ОНЛАЙН они должны быть подписаны электронной подписью. При одновременной отправке нескольких документов в одном сообщении они подписываются одной электронной подписью. В этом случае каждый из документов, входящих в это сообщение, считается подписанным этой электронной подписью.

6.3. Требования к применяемой в ЕАПВ-ОНЛАЙН электронной подписи, средствам электронной подписи и порядку получения сертификатов ключей проверки электронной подписи устанавливаются Техническим регламентом.

7. Заверенная копия документа, переданного в электронной форме

7.1. Заверенная копия документа, переданного в электронной форме, подписанного электронной подписью, может быть изготовлена (распечатана) на бумаге. Такая копия содержит штамп «Копия документа, переданного в электронной форме» и скрепляется собственноручной подписью служащего ЕАПВ, уполномоченного осуществлять заверение копий документов евразийских заявок.

7.2. По просьбе заявителя или иных органов, которые вправе запрашивать и получать заверенные копии документов евразийской заявки, заверенная бумажная копия документа, переданного в электронной форме, может содержать дополнительную информацию:

8. Учет и хранение электронных документов

ЕАПВ осуществляет учет и хранение документов, переданных в электронной форме посредством ЕАПВ-ОНЛАЙН, в соответствии с нормативными правовыми актами ЕАПО.

9. Организация доступа к материалам евразийских заявок и евразийских патентов через «Личный кабинет» пользователя

9.1. Пользователи на конфиденциальной основе получают через «Личный кабинет» пользователя доступ ко всем материалам евразийских заявок и евразийских патентов, по которым они назначены в качестве представителя заявителя или патентовладельца.

Если пользователь, имеющий право на ведение делопроизводства с ЕАПВ самостоятельно, не назначил представителя, доступ к материалам евразийской заявки или евразийского патента предоставляется этому пользователю непосредственно.

9.2. При подаче ходатайства об изменении представителя по евразийской заявке или евразийскому патенту доступ к материалам евразийской заявки или евразийского патента в «Личном кабинете» пользователя становится возможным у нового представителя и соответственно прекращается у ранее назначенного представителя после удовлетворения этого ходатайства в установленном порядке.

9.3. Если у ЕАПВ нет достаточных оснований полагать обратное, считается, что представитель заявителя или патентовладельца, назначенный для ведения делопроизводства по евразийской заявке или евразийскому патенту, уполномочен на доступ ко всем материалам соответствующей евразийской заявки или соответствующего евразийского патента, в том числе представленным в электронной форме.

10. Получение корреспонденции из ЕАПВ через «Личный кабинет» пользователя

10.1. Пользователи, которым предоставлен доступ к материалам евразийской заявки или евразийского патента согласно пункту 9 настоящего Порядка, могут подписать с ЕАПВ соглашение о получении корреспонденции из ЕАПВ в электронной форме.

Форма соглашения о получении корреспонденции из ЕАПВ в электронной форме (далее – Соглашение о получении корреспонденции) приведена в приложении к настоящему Порядку.

10.2. При наличии подписанного между пользователем и ЕАПВ Соглашения о получении корреспонденции передача корреспонденции из ЕАПВ осуществляется в электронной форме через «Личный кабинет» пользователя, за исключением случаев, когда направление корреспонденции на бумаге предусмотрено нормативными правовыми актами ЕАПО и Соглашением о получении корреспонденции.

10.3 Корреспонденция, передаваемая из ЕАПВ пользователям на основе Соглашения о получении корреспонденции, подписывается электронной подписью уполномоченного служащего ЕАПВ в соответствии с требованиями Технического регламента эксплуатации системы ЕАПВ-ОНЛАЙН.

10.4. Оповещение пользователей, заключивших Соглашение о получении корреспонденции, о наличии новой исходящей корреспонденции в «Личном кабинете» осуществляется путем автоматического направления уведомления на адрес электронной почты пользователя.

10.5. Процедурные сроки осуществления юридически значимых действий, исчисляемые в соответствии с нормативными правовыми актами ЕАПО с даты направления уведомлений и решений ЕАПВ, при обмене исходящей корреспонденцией в электронной форме согласно Соглашению о получении корреспонденции исчисляются с даты, указанной в самой корреспонденции как «дата отправки». Дата оправки корреспонденции также указывается в «Личном кабинете» пользователя и напротив наименования соответствующего документа в списке документов евразийской заявки или евразийского патента. Размещение корреспонденции в «Личном кабинете» пользователя осуществляется не позднее трех рабочих дней с указанной даты отправки, после чего файл соответствующей корреспонденции становится доступен пользователю для просмотра и скачивания.

10.6. Если по евразийской заявке или евразийскому патенту зарегистрировано несколько представителей, то после заключения Соглашения о получении корреспонденции хотя бы с одним из них направление корреспонденции по соответствующей заявке или соответствующему патенту осуществляется только в электронной форме.

10.7. Пользователь, заключивший Соглашение о получении корреспонденции, может в любое время отказаться от дальнейшего получения из ЕАПВ корреспонденции в электронной форме посредством направления в ЕАПВ соответствующего ходатайства.

10.8 Размещение ЕАПВ копий корреспонденции в электронной форме в «Личном кабинете» по евразийским заявкам и евразийским патентам, не подписанных электронной подписью уполномоченного служащего ЕАПВ согласно пункту 10.3 настоящего Порядка, не порождает в отношении такого размещения вышеуказанных правовых последствий.

  Приложение
к Порядку электронного обмена
документами по евразийским заявкам и евразийским патентам, утвержденному приказом ЕАПВ от 26 января 2012г. №2, с изменениями и дополнениями, утвержденными приказом ЕАПВ от 27 декабря 2013 г. №60, приказом ЕАПВ от 16 декабря 2015 г. № 61.

Соглашение о получении корреспонденции из ЕАПВ в электронной форме

Евразийская патентная организация (далее – ЕАПО) и зарегистрированный пользователь системы электронного обмена ЕАПВ–ОНЛАЙН (далее – Пользователь) заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

 

1. Общие положения

1.1. ЕАПО и Пользователь (далее – Стороны) согласились осуществлять обмен исходящей из ЕАПВ корреспонденцией по евразийским заявкам и евразийским патентам (далее – исходящая корреспонденция) в электронной форме с прекращением направления экземпляров такой корреспонденции на бумажном носителе, а также признавать правовые последствия такого обмена на условиях и в порядке, предусмотренными Порядком электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам, положениями других нормативных правовых актов ЕАПО в части ведения электронного делопроизводства по евразийским заявкам и евразийским патентам и настоящим Соглашением.

1.2. С учетом пункта 1.3. для целей настоящего Соглашения к исходящей корреспонденции относятся уведомления, решения, письма, включая документы, направляемые в качестве приложений к ним, а также другие документы, которые отправляются ЕАПВ заявителю или патентовладельцу в рамках делопроизводства по евразийской заявке или евразийскому патенту.

1.3. Настоящее Соглашение не распространяется на следующие виды исходящей корреспонденции:

1.4. Настоящее Соглашение действует только для евразийских заявок или патентов, в отношении которых Пользователю предоставлено право доступа к их материалам в Личном кабинете системы ЕАПВ-ОНЛАЙН (далее – Личный кабинет) в соответствии с Порядком электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам.

1.5. Если по евразийской заявке или патенту зарегистрировано несколько представителей, то после заключения Соглашения о получении корреспонденции хотя бы с одним из них направление исходящей корреспонденции по соответствующей заявке или патенту осуществляется только в электронной форме.

1.6. Пользователь может в любое время отказаться от дальнейшего получения исходящей корреспонденции в электронной форме посредством направления в ЕАПВ соответствующего ходатайства.

1.7. Исходящая корреспонденция, размещенная в Личном кабинете Пользователя в соответствии с настоящим Соглашением, имеет тот же юридический статус, как если бы она была получена Пользователем на бумажном носителе.

1.8. Исходящая корреспонденция, размещаемая в Личном кабинете Пользователя в соответствии с настоящим Соглашением, подписывается электронной подписью уполномоченного служащего ЕАПВ. Размещение исходящей корреспонденции в Личном кабинете Пользователя осуществляется в день подписания этой корреспонденции электронной подписью.

1.9. Размещение копий исходящей корреспонденции по евразийским заявкам или патентам в электронной форме в Личном кабинете Пользователя без присоединения электронной подписи не порождает в отношении такого размещения правовых последствий, предусмотренных Порядком электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам, положениями других нормативных правовых актов ЕАПО в части ведения электронного делопроизводства по евразийским заявкам и евразийским патентам и настоящим Соглашением.

1.10. Пользователь может направить в ЕАПВ просьбу о направлении ему на бумажном носителе заверенной копии конкретного документа, относящегося к исходящей корреспонденции, полученной Пользователем в электронной форме.

2. Обмен исходящей корреспонденцией ЕАПВ

2.1. Обмен исходящей корреспонденцией ЕАПВ осуществляется посредством ее размещения в Личном кабинете Пользователя. С даты размещения исходящей корреспонденции в Личном кабинете файл соответствующей корреспонденции становится физически доступен Пользователю для просмотра и скачивания.

2.2. Исходящая корреспонденция ЕАПВ, размещенная в Личном кабинете Пользователя, признается надлежащим образом полученной Пользователем.

2.3. При размещении новой исходящей корреспонденции в Личном кабинете Пользователя на адрес электронной почты Пользователя автоматически направляется уведомление с информацией о наличии новой исходящей корреспонденции.

2.4. Пользователь несет ответственность за правильность указания адреса электронной почты, за функционирование адреса электронной почты на дату поступления уведомлений и обеспечение того, что направленные уведомления не будут заблокированы по какой-либо причине.

2.5. Изменения адреса электронной почты производятся по ходатайству Пользователя.

2.6. Направление уведомлений на электронную почту Пользователя о размещении новой исходящей корреспонденции в Личном кабинете является дополнительным сервисом ЕАПВ, не затрагивающим каким-либо образом правовые последствия такого размещения, предусмотренные Порядком электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам, положениями других нормативных правовых актов ЕАПО в части ведения электронного делопроизводства по евразийским заявкам и евразийским патентам и настоящим Соглашением.

3. Исчисление процедурных сроков

3.1. При обмене исходящей корреспонденцией в соответствии с настоящим Соглашением для целей исчисления процедурных сроков осуществления юридически значимых действий, течение которых в соответствии с нормативными правовыми актами ЕАПО начинается с даты направления уведомлений и решений ЕАПВ, такой датой считается дата отправки, указанная в самой корреспонденции как «дата отправки».

3.2. Дата отправки исходящей корреспонденции также указывается в Личном кабинете Пользователя напротив наименования соответствующего документа в списке документов евразийской заявки или евразийского патента. В случае расхождения даты, указанной в тексте самой корреспонденции, и даты, указанной напротив наименования соответствующего документа в Личном кабинете Пользователя (например, в силу технической ошибки), верной считается дата, указанная в тексте самой корреспонденции.

3.3. Размещение корреспонденции в Личном кабинете Пользователя осуществляется сразу после завершения технической обработки исходящей корреспонденции в ЕАПВ, но не позднее трех рабочих дней с указанной даты отправки.

4. Порядок проверки электронной подписи в исходящей корреспонденции, полученной посредством Личного кабинета системы ЕАПВ-ОНЛАЙН

4.1. Проверка электронной подписи в исходящей корреспонденции осуществляется посредством программы просмотра документов данного типа.

4.2. При проверке электронной подписи программа просмотра показывает дату электронной подписи, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью, информацию о внесении изменений в подписанный электронной подписью электронный документ и сведения о лице, с использованием ключа электронной подписи которого подписан электронный документ, а также сертификат ключа проверки электронной подписи, содержащий следующую информацию:

4.3. Электронная подпись признается действительной при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат действителен на момент подписания электронного документа;

имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу сертификата электронной подписи, с помощью которого подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

5. Заключительные положения

5.1. Действие настоящего Соглашения распространяется на исходящую корреспонденцию, отправка которой произведена после даты его заключения.

5.2. В случае расторжения настоящего Соглашения по инициативе Пользователя конкретная дата прекращения его действия определяется исходя из необходимости внесения технических изменений в информационные системы ЕАПВ и должна не превышать одного месяца с даты получения просьбы Пользователя о таком прекращении. ЕАПВ уведомляет Пользователя о дате прекращения действия Соглашения.

5.3. Ко всей исходящей корреспонденции, отправленной с даты заключения настоящего Соглашения до даты его прекращения, применяются условия и последствия, предусмотренные Порядком электронного обмена документами по евразийским заявкам и евразийским патентам, положениями других нормативных правовых актов ЕАПО в части ведения электронного делопроизводства по евразийским заявкам и евразийским патентам и настоящим Соглашением.

5.4. Настоящее Соглашение автоматически прекращает свое действие при прекращении права доступа к системе ЕАПВ-ОНЛАЙН в случаях, предусмотренных Соглашением об электронном обмене документами по евразийским заявкам и евразийским патентам в системе ЕАПВ-ОНЛАЙН.

Дата и подпись Пользователя