Одним из основных направлений деятельности по автоматизации ЕАПВ является внедрение административно-информационной системы. Проект Common Software (Региональная Программа по охране промышленной собственности - RIPP) является технической программой помощи странам Центральной и Восточной Европы, финансируемой Европейским Союзом в рамках программы PHARE. RIPP утверждена Исполнительным Комитетом программы PHARE 30 июля 1992. Работы по данной программе проводятся Европейским Патентным Ведомством (ЕПВ), Договаривающаяся сторона данного проекта - Ответственный Исполнитель. Разработка первой версии общего программного обеспечения была закончена в сентябре 1995 г. ЕПВ регулярно снабжает патентные ведомства новыми версиями и обновлениями RIPP.
Подобная система при содействии ЕПВ была внедрена и успешно эксплуатируется в патентных ведомствах нескольких стран (Румыния, Малайзия, Чехия, Словакия, Болгария, Финляндия, Эстония, Латвия, Литва и др.) в рамках проекта Common Software (CS).
ЕПВ предложило ЕАПВ в рамках договора о техническом сотрудничестве внедрить в ЕАПВ Автоматизированную информационную систему делопроизводства, которая являлась бы частью общей интегрированной информационной системы ЕАПВ, и с января 1996 года ведутся работы над проектом по внедрению и эксплуатации этой автоматизированной интегрированной информационной системы делопроизводства (АИС) в ЕАПВ.
Перечень вопросов, учитывающих специфические требования ЕАПВ, был согласован и детализирован на трехсторонних встречах ЕПВ, ЕАПВ и фирмы Jouve (официальный подрядчик ЕПВ).
Финансирование проекта, включающего в себя подготовку кадров, закупку компьютерного оборудования и лицензионного программного обеспечения, инсталляцию, организацию встреч, проведение тендера, адаптацию программного обеспечения, исходя из нормативных актов ЕАПВ, и так далее, было осуществлено при поддержке Европейского Сообщества в рамках программ TACIS, IKON и из собственных средств ЕПВ.
Управление по международному сотрудничеству Европейского патентного ведомства осуществляло координацию выполнения всех этапов работ по данному проекту.
Пуск в эксплуатацию АИС состоялся 1 декабря 1999 года. Поддерживает систему в актуальном состоянии Отдел автоматизации делопроизводства ЕАПВ.
АИС значительно облегчает решение вопросов, связанных с контролем за прохождением евразийской заявки на различных ее стадиях, и дает руководству ЕАПВ возможность оперативно принимать решения по каждой заявке, что позволяет значительно повысить качество работы экспертов.
Система предназначена для обслуживания всех видов евразийских заявок, т.е. заявок, поданных от заявителей из Договаривающихся государств, заявок, поданных напрямую в ЕАПВ, и заявок PCT.
Все поступающие данные хранятся в электронном виде и будут находиться под управлением реляционной СУБД INFORMIX. В базе данных хранится информация как о патентовладельцах, заявителях и патентных поверенных, так и о лицензиях, возражениях, переписке, технических статусах евразийских заявок и счетах.
В результате внедрения АИС значительно упростились процессы регистрации всех типов оплат (по заявкам, публикациям, выдаче патента, обслуживанию и т.д.); регистрации лицензионных договоров и контроль за ними; поправки и модификация данных; продление сроков действия заявителя и экспертов; поддержание евразийских патентов в силе; ведение вопросов по уступке прав на патенты и заявки; имеются инструменты для облегчения работы пользователей (контроль за своевременным получением корреспонденции, документов и пошлин), многофункционального поиска по библиографическим данным патентных документов, автоматического обновления статистики; извлечения данных для публикации официального бюллетеня; извлечения данных для систем счетов. Функциями, касающимися внутреннего администрирования CS, являются управление пользователями; параметризация, выбор CS для каждой страны; администрирование системой.
АИС ежедневно выдает руководству ЕАПВ как оперативную информацию о евразийских патентах и заявках, так и аналитическую информацию, которая позволит выявлять узкие места и своевременно решать назревшие проблемы.
